la mutualisation en action

Définition de la mutualisation

Les 6 étapes de la mutualisation

Parfois la théorie peut nous épargner temps et efforts. Les étapes de ce processus correspondent à la réalité de la plupart des démarches, à condition de ne pas les considérer comme un modèle figé.

6 étapes de la mutualisation

Objectifs de la recherche

Besoin de ressources matérielles ou de locaux
Besoins de plus de ressources financières, de faire des économies d’échelle ou de trouver de nouvelles stratégies de financement
Besoins de transport
Besoins de ressources humaines, salariées ou bénévoles
Besoins de trouver des moyens de rationalisation
Besoins urgents de clientèle à combler
L’augmentation des besoins en contexte pandémique
Une baisse de résultats – Nécessité d’augmenter les revenus
Besoins d’expertises, de compétences, de connaissances, de savoir-faire
Besoins d’ouverture, de nouvelles façons de faire, s’entourer de nouvelles forces et de partager celles de son équipe
Dynamiser son équipe au contact des autres
Se rapprocher d’autres milieux
Inspiration d’une organisation jumelle sur un autre territoire
Le besoin d’offrir de meilleures conditions de travail, un épanouissement à son équipe
Mieux soutenir ses membres, les citoyens, et/ou offrir plus de services
L’envie de créer un continuum de services pour une clientèle
Volonté de partage, de solidarité, de soutenir des organisations moins bien nanties
Participer à la réalisation d’une mission collective, changer d’échelle, maximiser notre impact sur les collectivités
Participer aux transformations vers un développement durable

Les résultats : Les défis et les solutions de la mutualisation

Le manque de temps

Les solutions…
La priorisation : s’engager dans une démarche de mutualisation est un choix et des décisions devront être prises en conséquence
Le réalisme : il vaut parfois mieux débuter par une démarche moins exigeante pour l’équipe et voir les résultats, qui pourront ensuite justifier une allocation plus grande de temps
La clarification des rôles de chaque personne impliquée
L’optimisation des heures consacrées à la démarche
La patience et la persévérance

Le financement

Les solutions…
La créativité : ne pas chercher le fonds « mutualisation »
Travailler à la mobilisation : plus de personnes croient en votre projet, plus de chances d’être soutenu
La mutualisation du financement et des demandes présentées
OBNL : envisager le « volet marchand »
Le recours à l’aide professionnelle en financement et/ou stratégie philanthropique
Utiliser des services professionnels à coûts réduits (ex : pro bono – pour le bien public)
Le financement privé ou participatif

Les ressources humaines

Les solutions…
Efforts de rétention de personnel (conditions de travail, reconnaissance, flexibilité d’horaire…)
Politique de ressources humaines
En partenariat : adaptabilité, flexibilité, agilité et conscience de l’adaptation nécessaire du partenaire en cas de « changement de chaise »

La communication avec les partenaires

Les solutions…
Premier conseil d’une majorité d’interviewées : ne sous-estimez pas l’importance d’une bonne communication!
Un leader, nommé pour le suivi du projet
Un plan communication pour la mutualisation (gros projet)
Du temps pour choisir ses partenaires
La connaissance des cultures organisationnelles
L’ouverture aux objectifs des partenaires et non seulement aux nôtres
L’énoncé clair des rôles, des responsabilités et des attentes de chacune des parties prenantes de cette démarche
Établir la confiance
La flexibilité
Le développement d’un nouveau sentiment d’appartenance à l’entité « partenaires en mutualisation » – activités communes – intérêt pour l’autre

La mobilisation des administrateurs et des équipes

Les solutions…
L’écoute, la consultation et la considération réelle des besoins de tous
Une communication constante facilitant l’intégration
De l’information et de la formation
Une ressource extérieure au besoin pour faciliter la transition
Une posture rassurante mais authentique des gestionnaires
Une ouverture à transformer le projet pour mieux répondre aux besoins des administrateurs et de l’équipe

La mobilisation du milieu

Les solutions…
Parler de vos projets, partager et écouter
Reconnaître votre valeur, celle de votre équipe
Ne pas avoir peur d’innover et de se positionner comme porteur de solutions « en dehors de la boîte »
Promouvoir vos valeurs et vos réussites. Elles sont une excellente carte de visite pour vous présenter à la collectivité et aux décideurs et bailleurs de fonds
Travailler avec ceux qui croient en vous!
Apprendre à vendre son projet, utiliser l’aide professionnelle et le marketing social
Parler le langage de ceux que vous désirez convaincre. Se placer dans leur posture pour comprendre leurs objectifs et leurs besoins

L’équilibre entre vision organisationnelle et vision collective

Les solutions…
Le temps! On ne réalise pas un tel projet à court terme
L’implication. Le temps fait son chemin, mais l’implication des parties prenantes doit faire aussi le sien
Le respect, la patience, la compréhension, certains compromis
De l’information, de la formation sur le changement, la résistance aux changements et des outils pour y faire face
Une bonne visualisation de ce que peut apporter cette démarche
Le respect des rythmes
Des activités collectives, progressives
Le développement d’une nouvelle culture et d’un nouveau sentiment d’appartenance, complémentaires

Les résultats : Les conditions gagnantes et les freins à la réussite d’un projet de mutualisation

Numéro 1 des mentions : Un leadership. Une personne responsable qui assure le suivi de la démarche. Son mandat est clair et ses responsabilités bien définies.
L’implication de l’ensemble des partenaires. Préciser clairement les tâches assignées à chaque partenaire afin d’assurer la réalisation
La présence d’un besoin réel, qui sert d’impulsion
Des appuis politiques
Des ressources expertes externes au besoin
Une solide mobilisation
Une bonne connaissance de sa propre organisation.
La compréhension du changement et l’ouverture
Une bonne communication au sein des équipes et des partenaires
Un bon choix de partenaires, basé sur des valeurs, une vision, des besoins et idéalement la complémentarité.
Un financement suffisant
Une approche collective
Une maturité organisationnelle
Une implication des administrateurs
De bons liens avec sa municipalité
L’absence de leadership et de mobilisation
Un besoin « fabriqué »
L’absence de planification
Être centré seulement sur ses besoins
Des règles contraignantes de financement

Les résultats :
Les impacts

Les impacts résultant d’une démarche de mutualisation sont multiples et touchent tant l’organisation dans ses diverses composantes que les collectivités desservies.

Ces impacts ne sont pas une conclusion à terme de démarches réalisées dans leur entièreté, mais un aperçu de ce qui pourra être mesuré plus précisément dans les années à venir.

Au sein des organisations

  • Des épargnes
  • Une plus grande visibilité
  • Un changement d’échelle
  • Une amélioration de la communication
  • Un élan de mobilisation de l‘équipe
  • Plus de considération des décideurs et des bailleurs de fonds
  • Une réorganisation des tâches (un allégement dans certains cas)
  • Une dynamisation de l’équipe au contact de nouveaux partenaires
  • Un élargissement de la vision organisationnelle vers le collectif (une vision macro)
  • De meilleurs résultats lors d’événements et dans l’ensemble des opérations
  • Une plus grande circulation des connaissances et des données
  • La mise sur pieds de projets plus ambitieux
  • Un financement plus facile

Au sein des collectivités

  • Une réalisation optimale des missions et mandats = de meilleurs services
  • Une meilleure prise en charge
  • Un continuum de services pour chacune des clientèles
  • Un sentiment de confiance devant la mobilisation de multiples organisations

Les services de soutien et d’accompagnement en mutualisation dans la région des Laurentides

Démarches de mutualisation rencontrées pour le rapport